TIETOSUOJASELOSTE

VÄÄRINKÄYTÖSTEN SÄHKÖINEN ILMOITUSKANAVA

Seuraava seloste kuvaavat henkilötietojen käsittelyä, joka tapahtuu väärinkäytös-tapausten käsittelyn yhteydessä, sekä oikeutesi rekisteröitynä ilmoittajana.

REKISTERINPITÄJÄ

Henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on:

Balder Management Finland Oy, Y-tunnus: 3362984-1

Mikonkatu 8A, 00100, Helsinki

Yhteystiedot: tobias.hoglund@balderfinland.fi / Puhelin: 0401979356

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystämme löydät tietosuojakäytännöstämme.

KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa organisaatiolle lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen väärinkäytösilmoituspalvelun tarjoamisen osalta sekä suorittaa tarvittavat tutkimukset tapauksiin liittyen. Tarkoituksena on myös käsitellä henkilötietoja, jos se on tarpeen tapausten seurannassa. Tämä tarkoittaa, että meidän voi olla tarpeen käsitellä henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

• Väärinkäytösilmoitustapausten käsittelyssä,
• Organisaation oikeuksien ja velvollisuuksien suojaamisessa havaittujen väärinkäytösten tai epäkohtien perusteella,
• Organisaatioon kohdistuvien lakisääteisten vaatimusten noudattamisessa.

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Väärinkäytöstapausten käsittelyn yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua seuraavien rekisteröityjen ryhmien osalta:

• Henkilö, joka raportoi tapauksen, mikäli hän ei valitse pysyä nimettömänä,
• Raportissa mainittu henkilö tai henkilöt, tai
• Henkilö, jolla on hallinnollinen rooli tapausten käsittelyssä ja tutkimisessa.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille (esim. Suomen poliisille, jos väärinkäytöstapaus johtaa rikosilmoituksen tekemiseen). Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa muille liiketoimintayksiköille tai konsernin sisäisille yrityksille tapauksen tutkimisen ja toimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietoja käsittelevät myös henkilötietojen käsittelijät väärinkäytöstapausten yhteydessä. Nämä käsittelijät toimivat vain ohjeidemme mukaisesti. Palveluntarjoaja ja tapausten nimetty käsittelijäryhmä toimii rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Whistleblowing-järjestelmän palveluntarjoaja on Ceriffi Check.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Pyrimme varmistamaan, että henkilötietoja ei siirretä EU/ETA ulkopuolisiin maihin tai yrityksiin ja että kaikki whistleblowing-tapauksiin liittyvien tietojen säilytys tapahtuu EU/ETA sisällä.

SÄILYTYS JA POISTO

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tapauksen kannalta.

Hallintoon ja käyttöoikeuksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttöoikeudet ovat voimassa.

Kaikki henkilötiedot poistetaan säilytysajan päättyessä.Jos tapaus vaatii jatkotutkintaa, henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen tapauksen kannalta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Kun keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on tiettyjä oikeuksia rekisteröitynä. Sinulla on oikeus:

• Pyytää rekisteriote käsiteltävistä henkilötiedoista ja tietoja siitä, miten niitä käsitellään,
• Pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua,
• Pyytää henkilötietojen poistamista, jos yrityksellä ei ole muuta laillista perustetta säilyttää niitä,
• Pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun tietojen paikkansapitävyyttä selvitetään,
• Käyttää oikeutta tietojen siirrettävyyteen,
• Vastustaa profilointia, joka koskee sinua koskevia automaattisesti käsiteltyjä tietoja, joita käsitellään sopimuksen tai suostumuksen perusteella, sekä
• Olla yhteydessä valvontaviranomaiseen, jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä. Huomaa, että oikeuksiasi voivat rajoittaa whistleblowing-tietoihin liittyvä salassapitovelvollisuus ja tapaukset, joissa tietojen paljastaminen vaikeuttaa tutkintaa. Oikeuksiesi käyttöä arvioidaan tapauskohtaisesti ottaen huomioon käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä asiakirjan ensimmäisessä osassa annettujen yhteystietojen kautta.